Nouvelle prestation notaire : l'archivage numérique et physique des dossiers

Sur les recommandations des instances Notariales, il est demandé aux offices de solder les comptes des clients plus rapidement. Outre le surplus de travail comptable, ce solde implique un classement définitif du dossier client au sein de l’étude.

Nous avons entendu dire que la durée de conservation de ce dossier papier pouvait être de 10 ans pour les ventes et de 30 ans pour les actes du droit de la famille ; cependant récemment les instances notariales préconisaient de les garder sans limite de temps.

Une surface de stockage papivore...

Un dilemme pour les offices car le métrage linéaire qu’occupent ces dossiers est souvent de 3 à 4 fois celui des minutes.
Depuis la suppression du droit de timbre, le nombre de pages moyen ayant plus que doublé dans les actes, les dossiers ont proportionnellement pris un embonpoint équivalent. Les offices n’ont donc pas d’autre choix que de revoir l’ensemble du système de classement, la surface du mobilier de rangement et des locaux mais surtout leur accessibilité.

Soucieux et conscient du problème soulevé, CD-DOC a envisagé une nouvelle prestation de service consistant à réduire le volume de vos dossiers et à faciliter leur consultation.

Concrètement nous proposons de vérifier et d’identifier la présence des pièces originales reçues par l’office, de numériser l’ensemble du dossier et de ne rendre à l’office que les pièces originales soit l’ensemble des courriers entrants.

Autre option, vous ne souhaitez plus garder vos dossiers (même allégés) à l’étude. Nous nous chargeons de les livrer à notre tiers archiveur partenaire afin de réduire les espaces de stockage au sein de l’étude. Vos dossiers papiers géo-référencés sont conservés en lieu sûr tout au long de la période choisie. Sur simple demande, ils pourront être détruits après une période définie.

Libérez votre étude pour un prix forfaitaire !

Cette prestation réalisée à prix forfaitaire permet de réduire de 90% le volume de vos dossiers et ainsi la surface de stockage.
L’ensemble des documents scannée consultables sur chaque ordinateur offre un gain de temps considérable sur le recherche et consultation de document.
La minute ayant été déjà numérisée il est possible de rattacher ce dossier à la minute pour une consultation globale.