AXA confie l'archivage de ses dossiers juridiques à CD-DOC

Alors que les recherches de documents s'avéraient souvent longues, quelques clics suffisent aujourd'hui pour accéder à l'ensemble des pièces concernant un immeuble donné.
 

CONTEXTE DE MISE EN OEUVRE

Plus de 1000 immeubles. Telle est la taille du parc immobilier géré par AXA REIM France. Un parc constitué au fil des ans, géré par quelques deux cents collaborateurs installés dans l'une des tours de "Coeur Défense".

Un but : améliorer la gestion des éléments d'informations juridiques nécessaires à sa mission (actes notariaux, dossiers techniques, permis de construire, documents d'urbanisme, ...), mais aussi les rendre facilement accessibles et comparables, donc informatisés.

AXA REIM France avait par ailleurs fondé son choix sur plusieurs critères : le professionnalisme du personnel, la souplesse des interventions, la connaissance de l'univers immobilier et juridique ...

AXA REIM France a finalement choisi CD-DOC. 

SOLUTION ET PROCESSUS

Le premier souci de Simone Wackernie, chargée de l'audit de cette documentation juridique, fut de reconstituer les dossiers physiques. "Nous voulions une vue exhaustive de ces actifs et des documents y afférant", dit-elle. Ce travail, méticuleux a occupé douze juristes pendant dix-huit mois.

Parallèlement, Bülent Keskin, e-project manager d'AXA REIM France, préparait la fiche permettant une exploitation simple et rapide de ces dossiers. C'est dès ce niveau, avant même de numériser le moindre document, que CD DOC Services est intervenue pour participer à la conception du système et apporter ses connaissances en matière d'exploitation électronique des archives.

Chaque semaine au cours du projet, une voiture est passée prendre les documents à numériser, les a transporté au siège de CD DOC à Buc. "Nos documents, reconnaît-elle, sont non seulement très divers, mais aussi quelquefois fragiles, voire peu lisibles compte tenu de leur ancienneté. Sur ce point CD-DOC Services accomplit des prouesses".

BILAN

Aujourd'hui, sans quitter leur poste de travail, les collaborateurs d'AXA REIM France, via le portail interne, ont accès à l'ensemble des dossiers traités. "Notre travail d'arbitrage" du patrimoine en est grandement facilité, admet Simone Wackernie. Non seulement, grâce à une excellente indexation, nous accédons en quelques clics à l'ensemble des pièces concernant un immeuble donné, mais l'architecture électronique mise au point en collaboration avec CD-DOC, nous permet d'accomplir aussi, par exemple, des études comparatives, qui, auparavant, auraient exigé de fastidieuses recherches."