SCP Allez et associés

Contexte de mise en oeuvre

Installé dans un immeuble cossu de l'avenue Georges V, la SCP Allez et associés est spécialisée dans l'immobilier d'entreprise et commercial. "90% du millier d'actes que nous produisons par an concernent cette activité", précise Maître Patrick Wallut, l'un des quatre associés de cette société qui emploie 45 personnes.
"Ces contrats comptent, pour la plupart, un minimum de cent pages, mais beaucoup atteignent, avec les documents annexés, trente, voire cinquante centimètres d'épaisseur. Ce qui pose au moins deux problèmes : celui de la recherche rapide d'un document précis et celui du stockage. Utiliser des mètres carrés pour des archives en plein 8ème arrondissement est extrêmement coûteux", remarque le notaire, qui doit aussi "résoudre au quotidien une autre difficulté : un même dossier peut être utilisé simultanément par plusieurs services."

Solution et processus

A la SCP Allez et associés, la solution existe : la numérisation. Elle est entamée depuis plusieurs années et "les dossiers d'une quinzaine d'années, sur les vingt-cinq à traiter, sont déjà sur CD-ROM."
Pour se concentrer sur leur coeur de métier, les quatre notaires ont choisi CD-DOC, qui a installé sur place du matériel pour numériser les milliers de documents qui dorment dans les sous-sols ou dans les combles. Pour l'étude, c'est une véritable solution puisque "moins les pièces sont manipulées, moins elles quittent leur emplacement définitif, moins nous risquons les erreurs de reclassement", nous explique Maître Wallut.
Outre la numérisation, tous les documents ont été indexé et archivé au sein d'un système d'archivage permettant à chaque collaborateur de consulter les documents facilement.

Bilan

Ce nouveau système d'archivage est accessible sur tous les postes de travail et très apprécié par le personnel. On vante sa souplesses d'utilisation, on loue les facilités offertes par l'indexation et l'on se félicite d'éviter des heures et des heures de reprographie et de photocopiage.