Etudes notariales : les enjeux de la numérisation et de la digitalisation

digitalisation notaires

Les études notariales se dirigent-elles vers le 100% numérique ? Depuis la mise en place de la procédure d’AAE (Acte Authentique Electronique), cette question devient incontournable. Entre gain de productivité, ROI rapide, sécurisation des documents et amélioration de la relation client, nous vous proposons de faire le point sur les enjeux de la numérisation et de la digitalisation pour les études notariales.

Digitaliser le notariat pour gagner en productivité

Avec la digitalisation, les pratiques de la profession notariale se voient bouleversées. Les outils de numérisation et de dématérialisation révolutionnent le travail quotidien des collaborateurs et  entrainent indéniablement une augmentation de la productivité au sein des offices notariaux via :

  • Un gain de temps dans les recherches grâce à la mise en place d’une base unique dans laquelle tous les actes papiers et électroniques (passés et actuels) de l’étude peuvent être stockés ;
  • Un suivi simplifié des dossiers pour les notaires et leurs collaborateurs qui peuvent accéder à leurs actes plus facilement;
  • Une meilleure gestion de l’étude grâce à une mise en commun plus rapide des ressources ou documents et une réactivité accrue dans le traitement de celles-ci.

La transition digitale, un gage de ROI pour les études notariales

Outre l’augmentation de la productivité, la digitalisation a un impact financier non négligeable pour les études notariales ! Numériser l’intégralité des actes et dossiers apporte un gain de place et donc une économie conséquente pour les offices. Le coût des mètres carrés est, en effet, élevé que ce soit en stockant au sein de l’étude ou dans des espaces de stockage loués ou achetés (box, caves, etc.)

Une sécurité documentaire accrue

En numérisant les documents (actes, dossiers, comptabilité, etc.) les études notariales assurent avant tout leur sécurité. Les solutions de numérisation et d’archivage électronique garantissent la qualité et la pérennité des actes et documents notariaux en  adéquation avec les contraintes de sécurité et de confidentialité grâce à de multiples certifications reconnues (SIAF, NF Z42-026, NF Z42-013).

La relation client au cœur des préoccupations des notaires

Avec la digitalisation, la relation client devient progressivement un axe stratégique au sein des études notariales.  Il s’agit là de proposer un contact facile et rapide aux clients afin de simplifier et rendre la relation plus efficace au quotidien.

 

La profession notariale accélère le pas vers sa transition digitale, l’innovation est aujourd’hui vivement encouragée au sein des études. Au-delà des avantages cités plus haut, il s’agit pour les notaires d’offrir une vitrine moderne et dynamique qui contribue au prestige de l’étude.

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