Réorganisation de son référentiel documentaire : ALTAREA COGEDIM choisit CD-DOC

Promotion immobilière, Gestion locative, Commercialisation… L’ensemble des départements de la foncière ALTAREA COGEDIM est passé à l’ère numérique en intégrant une solution de Gestion Electronique de Documents et une organisation centrée sur la valorisation de l’information.

CONTEXTE DE MISE EN OEUVRE

Foncière spécialisée, ALATAREA COGEDIM est le seul opérateur à maîtriser les savoir-faire opérationnels et le développement dans les trois principales classes d’actifs immobiliers (commerces, bureaux et hôtels, logements).
Initié à l’approche d’un déménagement et par la volonté de réduire les espaces de stockage, le projet de Gestion Electronique de Documents au sein de la société s’est très vite imposé. Le nombre croissant de dossiers papier associé au prix du m² ont été des éléments précurseurs à la mise en oeuvre du projet.
Animé d’autre part par l’ambition de sécuriser les originaux papier au sein du siège social, ALTAREA COGEDIM a souhaité élargir sa démarche d’amélioration continue afin de modifier durablement les comportements et les processus de travail.

CHALLENGE

Objectifs : Réduire la consommation d’énergie, les espaces de stockage, le temps humain et les investissements nécessaires pour la gestion d’une signature ou la commercialisation d’un espace locatif…

La solution envisagée devait s’articuler autour de 4 étapes essentielles à la réussite du projet :

  • l’implication progressive des collaborateurs,
  • le traitement du fonds documentaire papier en vue de le rendre consultabl et exploitable dans un outil de GED,
  • la mise en place d’une organisation numérique quotidienne de la gestion de l’information,
  • l’inscription du projet dans les évolutions futures de l’architecture informatique.

Début 2009, ALTAREA COGEDIM choisit CD-DOC pour l’accompagner dans la mise en oeuvre de son Système d’Archivage Electronique (SAE).

SOLUTION MISE EN OEUVRE

De l’enlèvement des documents sur site à la mise à disposition du référentiel documentaire, CD-DOC est intervenu sur les dimensions structurelles, techniques et humaines du projet.

L’intégration de la solution de GEIDE DocuWare

ALTAREA COGEDIM souhaitait disposer d’un outil fédérateur permettant d’archiver l’ensemble de ses sources documentaires et de fluidifier les échanges. En choisissant DocuWare, la foncière spécialisée bénéficie des deux principales fonctions de la solution :

  • l’archivage électronique des documents de manière probante.
  • la mise à disposition d’un WorkFlow de validation et de diffusion pour suivre et modifier l’état des documents partagés entre les collaborateurs.

La gestion des droits est intégrée et adaptée aux différents services (rôles et profils déterminés). Véritable référentiel mutualisé, DocuWare permet de consulter l’ensemble des sources documentaires. Grâce au viewer intégré, les collaborateurs accèdent directement à toute information issue des applications métiers sans disposer du logiciel d’origine.
Les documents sont non seulement sécurisés et pérennisés mais également disponibles plus simplement.

Le reprise de l’historique et la gestion du fil de l’eau

CD-DOC a pris en charge la dématérialisation de l’ensemble des documents papier (et déjà numérisés) de la foncière. Chaque document a fait l’objet d’un traitement minutieux avant d’être indexé dans le référentiel documentaire immobilier élaboré en collaboration avec ALTAREA COGEDIM.

Après avoir externalisé la reprise de son historique, ALTAREA COGEDIM souhaitait appliquer une gestion électronique quotidienne des documents. CD-DOC a conduit cette démarche en mettant en place une gestion dite « au fil de l’eau » (papier, emails, fichiers bureautiques …).

La formation dans le cadre d’un accompagnement à la conduite du changement

CD-DOC a accompagné le changement numérique au sein de l’organisation d’ALTAREA COGEDIM. En concours avec les équipes internes, CD-DOC s’est engagé à piloter le projet dans son ensemble. Les différents acteurs ont été sensibilisés et impliqués progressivement au projet, notamment dans le cadre de réunions et de formations.
Choisi pour le pragmatisme de ses équipes et sa capacité à répondre à l’ensemble des besoins exprimés, CD-DOC a insufflé le changement de manière opérationnelle tout au long du projet.

BILAN ET EVOLUTIONS A VENIR

Septembre 2010, le projet est terminé : installation et mise à disposition d’un nouvel outil de GED associé à un WorkFlow, reprise de l’historique et création d’un référentiel documentaire transverse, stockage sécurisé des documents.
La prestation réalisée et la solution logicielle mise en place par CD-DOC ont permis de gagner un temps considérable dans la recherche et la consultation des informations mais également des espaces de travail auparavant destinés au stockage des documents. Sécurisés, les originaux papier ont été confiés à un tiers archiveur physique.

A terme ALTAREA COGEDIM envisage de bâtir le modèle de foncière par excellence afin de mettre au niveau de sécurité maximale l’ensemble de la documentation métiers / clients et gagner en efficacité sur les différents processus de travail d’une foncière (gestion du bail, validation des factures, suivi des états locatifs, suivi de travaux…).