Projet de dématérialisation : BNP Paribas Real Estate choisit CD-DOC pour la reprise de son existant
Animé par l’ambition de travailler sur la modernisation et l’efficacité de son organisation, le projet de dématérialisation a pris tout son sens à l’approche du déménagement de BNP Paribas Real Estate dans son nouveau siège social à Issy-les-Moulineaux.
| CONTEXTE DE MISE EN OEUVRE |
BNP Paribas Real Estate, filiale immobilière de BNP Paribas, couvre la gestion du cycle de vie des biens immobiliers et agit sur l’ensemble des classes d’actifs immobiliers tels que les bureaux, les commerces, les locaux d’activité ou les logements. Présent dans 30 pays, à travers ses implantations directes et ses alliances, BNP Paribas Real Estate dispose d’un réseau de plus de 150 bureaux dans le monde.
BNP Paribas Real Estate souhaitait bénéficier, dans un premier temps en France, des avantages offerts par une solution de Gestion Electronique des Documents tels que :
– une base de données sécurisée et complète, alimentée quotidiennement et accessible aux collaborateurs d’un même périmètre,
– une capitalisation des savoirs en un lieu unique,
– un classement des documents de manière optimale et homogène,
– une recherche rapide des documents grâce aux moteurs de recherche,
– un partage des documents électroniques entre les métiers.
| CHALLENGE |
BNP Paribas Real Estate a sélectionné trois métiers pilotes pour un premier déploiement de la GED. Les principales missions ont été de mettre en place rapidement un outil fonctionnel, d’accompagner les métiers dans l’adoption de nouvelles méthodologies de travail et de dématérialiser, avant le déménagement, les dossiers papier pour alimenter l’outil.« L’espace dédié aux archives papier dans le nouveau bâtiment étant réduit, nous devions rapidement organiser ce chantier » témoigne le Responsable du chantier Numérisation de BNP Paribas Real Estate.
Avant l’intégration d’un système de GED, les documents papier vivants et stockés pour ces trois métiers au sein du siège français occupaient 1400 mètres linéaires, soit une surface de près de 300 m² uniquement consacrée à l’archivage papier. Après consultation de plusieurs prestataires de numérisation, BNP Paribas Real Estate sélectionne in fine CD-DOC. « L’expertise métier et la flexibilité proposée par CD-DOC ont été des critères déterminants dans le choix. »
Les principaux défis pour CD-DOC ont été :
- d’industrialiser la reprise numérique avec des spécifités particulières et sur deux sites distants,
- de déployer différentes méthodes de travail pour répondre aux exigences de chacun des métiers,
- de programmer l’application DocuWare pour exporter les documents numérisés,
- d’adapter la taille de ses effectifs et la répartition entre les sites en fonction des aléas et de la cadence de production.
| SOLUTION MISE EN OEUVRE |
Accompagnement et sensibilisation
En collaboration avec la Direction de l’Organisation et les Services Généraux, CD-DOC s’est engagé à accompagner le projet dans son ensemble. Un audit auprès des acteurs du projet des fonds documentaires (étude de la granularité, analyse typologique des documents, choix et avis sur les indexations retenues, types d’intercalaires …) et de l’organisation, a permis de démarrer dans les meilleures conditions possibles.
Sous l’impulsion du Responsable du Chantier Numérisation de BNP Paribas Real Estate et du Chef de Projet de CD-DOC, des réunions de pilotage et des comptes-rendus réguliers ont permis de lever toutes les problématiques inhérentes à l’ampleur du projet.
Numérisation chez BNP Paribas Real Estate et traitement des documents chez CD-DOC
En réponse aux attentes mentionnées lors de l’appel d’offres, CD-DOC a mis à disposition deux véritablesateliers de travail autonomes avec deux équipes de 15 personnes au total.
Encadrées par un chef de projet dédié, les équipes se sont appliquées à assurer l’ensemble du processus de dématérialisation : – structuration pour l’un des métiers (identification des typologies de documents et rapprochement des documents avec le plan de classement établi),
– préparation et numérisation des documents (400 mètres linéaires),
– indexation par métadonnées et contrôles,
– mise à disposition des fichiers numérisés sur un serveur dédié,
– préparation des boîtes d’archives pour la livraison chez le tiers archiveur.
Encadrées par un chef de projet dédié, les équipes se sont appliquées à assurer l’ensemble du processus de dématérialisation : – structuration pour l’un des métiers (identification des typologies de documents et rapprochement des documents avec le plan de classement établi),
– préparation et numérisation des documents (400 mètres linéaires),
– indexation par métadonnées et contrôles,
– mise à disposition des fichiers numérisés sur un serveur dédié,
– préparation des boîtes d’archives pour la livraison chez le tiers archiveur.
« CD-DOC s’est adapté à l’organisation de la société et aux délais très serrés. L’approche par projets distincts en considérant les spécificités de chaque métier a parfaitement été intégrée par les équipes en place ».
Si le traitement physique des documents a été effectué directement dans les locaux de BNP Paribas Real Estate, la saisie des données a été réalisée chez CD-DOC.
Intégration des documents numérisés dans l’outil FileNet
L’équipe informatique de CD-DOC a mis en oeuvre les moyens nécessaires pour :
– effectuer le transfert électronique sécurisé des documents respectant les normes et exigences du Groupe BNP PARIBAS,
– livrer les documents numérisés avec le format d’import de la solution FileNet de BNP Paribas Real Estate (sous format PDF et XML – gestion du Path FileNet).« Disponible, réactif et force de proposition, le service informatique de CD-DOC a répondu à nos attentes en s’associant à l’intégrateur de notre solution FileNet » souligne le Responsable du Chantier Numérisation de BNP Paribas Real Estate.
– effectuer le transfert électronique sécurisé des documents respectant les normes et exigences du Groupe BNP PARIBAS,
– livrer les documents numérisés avec le format d’import de la solution FileNet de BNP Paribas Real Estate (sous format PDF et XML – gestion du Path FileNet).« Disponible, réactif et force de proposition, le service informatique de CD-DOC a répondu à nos attentes en s’associant à l’intégrateur de notre solution FileNet » souligne le Responsable du Chantier Numérisation de BNP Paribas Real Estate.
| BILAN ET EVOLUTIONS A VENIR |
Aujourd’hui, de nouveaux métiers ont été associés et 720 collaborateurs de BNP Paribas Real Estate utilisent déjà le système de GED avec de nouvelles fonctionnalités.
La future mise en place de WorkFlow au sein de ces métiers accentuera l’efficacité de l’organisation recherchée. Ainsi, BNP Paribas Real Estate s’inscrit dans la démarche de modernisation que connaît la profession depuis mi 2006 avec l’arrivée de la dématérialisation.