Projet de GED : Bouygues Immobilier choisit CD-DOC

La maîtrise de l’information est devenue incontournable pour l’équipe Service Après Vente de Bouygues Immobilier. Disponibilité de l’information et réactivité des équipes : le premier promoteur immobilier français s’engage à offrir un service de qualité à ses clients.

CONTEXTE DE MISE EN OEUVRE

Bouygues Immobilier, leader de la promotion immobilière privée en France et en Europe, développe depuis plus de 50 ans pour ses clients des projets immobiliers résidentiels, tertiaires et commerciaux couvrant plus de 230 villes. A ce titre, le SAV de Bouygues Immobilier est amené à traiter de plus en plus de dossiers.
Avant de prendre la décision d’intégrer un système de Gestion Electronique de Documents, le SAV conservait l’ensemble des dossiers de ses programmes immobiliers aussi bien sous forme informatique que papier. Tous les documents émis par d’autres services ou par les propriétaires (courriers de réclamation, comptes rendus, demande d’expertise …) étaient stockés directement en régions par le service SAV de Bouygues Immobilier ou chez un tiers archiveur.

CHALLENGE

Il s’est très vite avéré difficile de gérer l’information. Au quotidien, les utilisateurs ont besoin de consulter les documents archivés pour faire intervenir les différents corps de métiers concernés par la déclaration reçue. Parallèlement, compte tenu du nombre de programmes et d’interventions, les espaces de stockage disponibles au sein des locaux des services SAV se font de plus en plus rares.

« La solution envisagée devait répondre à deux objectifs fondamentaux : consulter rapidement les documents archivés relatifs aux différents programmes immobiliers et réduire les espaces dédiés au stockage des boîtes d’archives. » explique Primo BRIGNOLI, Directeur Qualité et SAV Logement France de Bouygues Immobilier .

En juin 2007, Bouygues Immobilier choisit CD-DOC pour mettre en œuvre un système de gestion et d’archivage électronique de documents au sein du SAV. « A la recherche d’une solution globale, nous avons été séduit dès notre première rencontre par le pragmatisme de CD-DOC. Les services, les compétences et la disponibilité des équipes ont influencé notre choix final »

SOLUTION MISE EN OEUVRE

Intégration de la solution DTR

Développée par CD-DOC et accessible via un simple navigateur internet, la solution « DTR 1 » offre à tous les utilisateurs basés au siège ou dans les directions régionales la possibilité d’accéder aux différents dossiers. La souplesse de « DTR 1 » a permis l’application du plan de classement imposé par le service qualité de Bouygues Immobilier. Un avantage pour les utilisateurs qui ont conservé leurs méthodes de recherche, de consultation et de classement des documents.
La gestion des droits d’accès est parfaitement intégrée et adaptée aux besoins du service. Les gestionnaires ont un accès aux résidences de leur région et la direction du SAV bénéficie d’un accès à la totalité des régions et des documents associés.

Les documents archivés sont non seulement sécurisés et pérennisés mais aussi exploitables plus simplement. Les gestionnaires peuvent télécharger, imprimer, et envoyer par email tous les documents auxquels ils ont accès.

La reprise de l’historique et la gestion du fil de l’eau

Après avoir externalisé la reprise de son historique auprès de CD-DOC, le SAV de Bouygues Immobilier souhaitait intégrer rapidement et efficacement l’ensemble des informations nécessaires au quotidien.
La mise en place d’une gestion dite « au fil de l’eau » assure aujourd’hui le traitement du flux documentaire de trois régions d’Ile de France. Une équipe CD-DOC dédiée structure, numérise et indexe le fond documentaire confié selon le plan de classement préconisé. Les dossiers sont intégrés et disponibles dans la journée.
« La gestion du fil de l’eau a été un événement pour notre service SAV .»

BILAN

La solution proposée et mise en place par CD-DOC a permis de gagner un temps considérable dans la recherche et la consultation des informations. Aujourd’hui, sur simple appel d’un client, le gestionnaire a un accès immédiat à l’intégralité des documents. (Client, copropriété, entreprises, intervenants et historique de la commercialisation). Le service rendu est instantané.

« On nous demande régulièrement des documents, que ce soit dans le cadre d’une revente, ou d’une expertise : avant d’adopter la solution préconisée par CD-DOC, nous devions rechercher le document en question, le photocopier, le mettre sous pli et enfin l’envoyer au courrier. Aujourd’hui, il suffit de quelques clics, et le document est envoyé par e-mail. » commente Primo Brignoli.

Les coûts liés au stockage des conteneurs dans les bureaux et les coûts de rapatriement des archives stockées chez le Tiers-Archiveur ont été considérablement revu à la baisse. « La dématérialisation de nos documents a répondu à des attentes insoupçonnées »