Dématérialisation de ses contrats : Finagaz choisit CD-DOC

Au vu de nombre de contrats à traiter, Totalgaz a choisi d’externaliser la dématérialisation de son fonds contractuel.

CONTEXTE DE MISE EN OEUVRE

Spécialisé dans la commercialisation et la distribution du GPL, Totalgaz est l’un des seuls acteurs du groupe Total à prendre en charge toute la chaîne GPL. Au service des entreprises et des particuliers, Totalgaz assure la mise à disposition de réservoirs aériens ou enterrés, de réseaux canalisés et leurs approvisionnements en gaz propane.

Avec la perspective de la refonte complète du Système d’Information à échéance 2012, Totalgaz a choisi d’externaliser la dématérialisation de son fonds contractuel. En effet, répartie sur les deux agences régionales, la gestion de l’ensemble des dossiers devenait de plus en plus complexe. Au vu du nombre de contrats à traiter et à consulter quotidiennement, une solution de gestion numérique des dossiers a très vite constitué la première étape du projet.

Avant de travailler avec CD-DOC, Totalgaz a initié en 2003 une procédure de dématérialisation des documents. « Après avoir constaté un défaut de qualité récurrent sur la numérisation des documents (notamment sur la lisibilité, le poids des documents scannés et leurs indexations), nous souhaitions poursuivre notre démarche de manière plus professionnelle » explique Daniel Rabiet, chef de projet archivage électronique.

CHALLENGE

Objectifs : Trouver une alternative au déménagement en réduisant les surfaces occupées par les documents de travail et accélérer le traitement des demandes clients en rendant les dossiers contrats accessibles, aussi bien pour les agences régionales que pour les commerciaux itinérants.

Totalgaz désirait bénéficier d’une solution simple, ergonomique, rapide de mise en œuvre et capable de répondre aux enjeux répertoriés dans son cahier des charges :

  • Supprimer les consultations papier,
  • Optimiser les surfaces de travail,
  • Sécuriser les documents,
  • Rendre les dossiers accessibles,
  • Fluidifier et accélérer le traitement des demandes clients,
  • Gérer les successeurs,
  • Retrouver et identifier les documents manquants.

Après avoir lancé un appel d’offres en Avril 2009, Totalgaz choisit CD-DOC en juillet 2009 pour son approche pragmatique et sa capacité à proposer une solution efficace, globale et performante. « La réponse technique apportée à l’appel d’offre et la structure de CD-DOC ont été les 2 éléments déterminants dans notre choix. Nous avions besoin d’être accompagné et de ne pas être considéré comme un client parmi tant d’autres » témoigne Daniel Rabiet.

SOLUTION MISE EN OEUVRE

Conformément aux attentes de Totalgaz, CD-DOC a mis en œuvre une solution de numérisation, technique et organisationnelle. De la dématérialisation des documents via leur intégration dans la solution DTR au géo-référencement des archives papier, CD-DOC a pris en charge l’intégralité du projet.

Intégration de la solution DTR

La solution proposée par CD-DOC reposait sur l’application DTR en mode SaaS et accessible à partir d’un simple navigateur internet.
Initiés en Septembre 2009, l’ensemble des paramétrages et le déploiement se sont effectués conjointement avec le service informatique de Totalgaz et les équipes d’intégration de CD-DOC. Après la validation du plan de classement, les données clients issus du CRM de Totalgaz (n° de client, coordonnées, type de clients….) ont été intégrées dans DTR afin de préserver un référentiel documentaire unique.
L’indexation et la mise à jour régulière des données du CRM vers DTR assurent une gestion optimale des flux de nouveaux contrats.

Reprise des dossiers contrats

CD-DOC a pris en charge la dématérialisation des 250 000 dossiers contrats gérés par les agences. Chaque dossier a fait l’objet d’une préparation et d’une structuration minutieuse avant d’être numérisé. Les éléments des dossiers contrats on été triés (suppression des doublons, notes diverses…), identifiés et mis en corrélation avec le plan de classement Entreprise.
Afin d’assurer la disponibilité des documents durant la phase de numérisation, CD-DOC avait prévu une procédure de mise en consultation à la demande.

Gestion du Fil De l’Eau « FDE »

Parallèlement à la reprise de l’historique, CD-DOC a mis en place les processus de gestion du FDE. Les nouveaux contrats et autres documents constituant les dossiers sont envoyés 2 fois par semaine chez CD-DOC pour être numérisés et intégrés dans l’outil de consultation DTR.
Après traitement, les documents sont conditionnés en boîtes d’archives, rangés dans des containers et mis à disposition du tiers archiveur. Chaque versement est accompagné d’un fichier d’inventaire destiné à la géo-localisation.

Intégration des documents numérisés dans l’application DTR

A l’issue de la numérisation, de l’indexation et des différents contrôles qualité, les documents électroniques sont mis en ligne sur la plateforme DTR pour une consultation immédiate.
Sécurisée et protégée par des droits d’accès définis, DTR constitue une véritable solution de recherche et de visualisation des documents archivés. La souplesse de l’outil a permis l’intégration et l’application du plan de classement imposée par Totalgaz.
Comme préconisé par la norme ISO 27002, chaque utilisateur est référencé dans l’application et dispose de droits définis pour effectuer les recherches à partir de n’importe quel critère (n° client facturé ou livré, adresse, région…), imprimer, envoyer par e-mail et enregistrer sur son poste de travail le ou les documents sélectionnés.

BILAN ET EVOLUTIONS A VENIR

Plus de six millions de pages ont été numérisées par CD-DOC entre 2009 et 2010. L’ensemble du fonds contractuel de Totalgaz est aujourd’hui disponible électroniquement sur DTR. « L’équipe réactive de CD-DOC a su nous accompagner pour faciliter le changement en interne. Les collaborateurs se sont très vite rendu compte des bénéfices de la solution apportée. La gain de place constaté nous a permis d’éviter un déménagement et de réaménager l’espace pour accueillir 17 nouveaux collaborateurs au sein de nos agences régionales »

Compte tenu du bon déroulement du projet, Totalgaz a étendu son processus de dématérialisation à d’autres départements (marketing, technique, dépannage installation clientèle …).

Véritable outil de consultation, DTR tend à évoluer pour répondre aux nouveaux besoins des utilisateurs (Dépose électronique sur la plateforme DTR…). A terme un connecteur entre SAP et DTR doit être mis en œuvre afin de faciliter la consultation des documents archivés directement depuis SAP.