Archivage des plans : Lyonnaise des eaux utilise DocuWare

Les Centres régionaux des Mougins et de Montargis de Lyonnaise des Eaux utilisent DocuWare pour archiver leurs plans et actes de propriété foncière. Alors que les recherches de documents s’avéraient souvent vaines par le passé, quelques clics suffisent aujourd’hui pour accéder à l’ensemble des informations. L’accès immédiat aux plans réduit le coût des travaux, et la surface nécessaire à l’archivage des documents a diminué de 95%.

CONTEXTE DE MISE EN OEUVRE

Avant de décider d’implanter un système de Gestion Electronique Documentaire les Centres Régionaux de Mougins et de Montargis de Lyonnaise des Eaux conservaient tous les dossiers commerciaux et l’ensemble de la documentation technique avec les actes de propriété dans des tubes et des dossiers suspendus alignés le long des murs, dans les bureaux et au sous-sol des bâtiments administratifs. Pour déterminer dans quel tiroir ou tube se trouvait le document, il fallait consulter les fiches sur lesquelles était annoté leur emplacement. Mais tous les documents n’étaient pas catalogués et les actes stockés au sous-sol n’étaient pas indexés sur les fiches. Il ne restait donc plus aux employés qu’à descendre fouiller les archives. Cela représentait une charge de travail énorme pour un résultat plus qu’incertain.

CHALLENGE

Pour libérer de la place, CD-DOC a tout d’abord numérisé tous les plans des bureaux d’études des Centres Régionaux, puis les documents ayant trait à l’administration des biens, c’est à dire les actes de propriété et de servitude foncière. La dernière phase a consisté à compléter les données présentes dans le système de GED par des informations telles que les protocoles de validation et les études concernant les travaux de génie civil exécutés.

Livrée et installée par CD-DOC, la solution DocuWare a été connectée au système d’information géographique Star Apic. Les 30 0000 documents numérisés comme les plans parcellaires ou les devis sont accessibles en mode géolocalisé par un simple clic. Cette intégration a été effectuée par la biais de DW Connect et déployée sur les 24 ordinateurs de bureau et les 16 portables sur lesquels tournent le SIG.

SOLUTION MISE EN OEUVRE

Accompagnement et organisation

Afin de préserver l’accessibilité des informations et de répondre aux impératifs des services juridiques, CD-DOC et la DSI du Groupe M6 se sont associés pour mettre en place un planning de dématérialisation. Réalisé en fonction des volumes de documents de chaque service et de leurs besoins en termes de disponibilité de l’information, le planning a été suivi minutieusement. La démarche progressive a permis de réaliser la prestation entité par entité tout en impliquant les différents métiers. Par ailleurs, des réunions hebdomadaires étaient organisées entre la chef de projet CD-DOC et la chef de projet Etudes pour la DSI du groupe afin de répondre rapidement aux contraintes de production (choix d’indexation, planification des déplacements de cartons d’archives et organisation logistique maintien d’une cadence à flux tendu…). Les responsables de services juridiques, la DSI et le top-management M6 ont pu suivre l’avancement du projet de manière détaillée, lors de la diffusion des comptes rendus rédigés collégialement par M6 et CD-DOC. « Nous avons apprécié la réactivité et l’excellente communication dont a fait preuve le chef de projet CD-DOC » précise Franck Tarragnat, DSI du Groupe M6.

Reprise des contrats

Conformément aux exigences du Groupe M6, CD-DOC a mis en place un véritable atelier de travail autonome composé d’une équipe de 9 personnes. Encadrée par un chef de projet documentaliste, l’équipe s’est engagée à respecter les contraintes de chaque service. Qu’il s’agisse de reprendre des documents papier et/ou des documents déjà sous format électronique, CD-DOC a délivré différentes prestations et méthodes de traitement pour répondre aux problématiques documentaires du département juridique :

  • structuration documentaire,
  • numérisation des contrats papier,
  • fiabilisation des données déjà indexées,
  • indexation des contrats selon les règles établies par chaque entité juridique,
  • OCRisation des contrats afin de faciliter la recherche dans le document une fois à l’écran.
BILAN

Tous les nouveaux documents sont désormais numérisés par les employés de la Lyonnaise des Eaux. Aujourd’hui, trois employés consacrent en moyenne trois à cinq heures par semaine à l’archivage de documents dans DocuWare et 90 utilisateurs passent une à deux heures par semaine à la consultation des documents. L’époque où les employés passaient des heures interminables à chercher des dossiers est aujourd’hui révolue. Un simple clic suffit pour trouver les informations recherchées.

Les Centres Régionaux ont réduit de 95% la surface de l’archivage de leurs dossiers. La recherche des documents s’effectue désormais en quelques secondes.« La qualité des informations dont nous disposons s’est considérablement améliorée car nous pouvons désormais accéder à l’historique des plans et découvrir ainsi d’éventuelles erreurs que nous n’avions pas détectées jusqu’à présent. Dans le cas de travaux sur voirie, les plans de canalisations nous aident par exemple à déterminer l’endroit exact où nous devons éventrer les trottoirs, ce qui nous fait gagner du temps et réduit les coûts » explique Franck Ciarlo, responsable GED et SIG de la Lyonnaise des Eaux de Mougins.

« Les clients qui ont entendu parler des performances de notre solutions DocuWare nous demandent souvent si nous possédons un historique des plans de certains terrains. C’est un important facteur de fidélisation. »

Les clients ne sont cependant pas les seuls à profiter des avantages offerts par DocuWare. Tout employé autorisé peut accéder à tout moment à l’ensemble des données disponibles. Les informations concernant les clients ne risquent plus d’être égarées, car tous les documents sont numérisés dès leur réception.