M6 choisit CD-DOC pour la dématérialisation de ses contrats

CONTEXTE DE MISE EN OEUVRE

Le Groupe M6 est un groupe multimédia puissant et innovant, qui offre une large gamme de programmes, produits et services disponibles sur divers supports (télévision, internet, téléphones mobiles…). Fort de ses marques et de ses contenus, le Groupe M6 s’appuie sur différents services juridiques pour développer et exploiter ses nombreuses activités.

Amenée à traiter de plus en plus de contrats répartis entre les différentes filiales du Groupe M6, la Direction juridique décide de mettre en place une application pour la gestion de ses contrats. Après avoir sélectionné l’éditeur Legisway pour installer une solution adaptée aux juristes du groupe, M6 choisit de passer à la dématérialisation complète de ses contrats.

Si les services juridiques dématérialisent au fil de l’eau depuis 3 ans tous les contrats signés, le fonds documentaire reste accessible principalement sur support papier.

CHALLENGE

Objectifs : Réduire les temps de recherche, améliorer la sécurisation des accès aux contrats, faciliter le travail collaboratif entre les services juridiques et les opérationnels, ainsi que les services suivant les engagements et participer à la réduction de la consommation de papier. Une fois signés, les contrats sont envoyés au service chargé de conserver tous les contrats papier du Groupe. Le volume et le nombre de contrats évoluant chaque jour, il s’est avéré de plus en plus difficile de les stocker dans des conditions propices à la consultation.

Les principaux défis à relever pour le prestataire choisi étaient bien définis :
  • traiter l’intégralité du fonds documentaire (papier et numérique) en interne, dans les locaux du groupe M6
  • industrialiser la reprise des documents pour l’ensemble des services juridiques du groupe,
  • indexer des fonds documentaires juridiques nécessitant une connaissance métier,
  • faciliter la rechercher et la consultation des contrats liés entre eux,
  • assurer le pilotage de la prestation et des ressources nécessaires.

Après avoir étudié l’offre de plusieurs prestataires, le Groupe M6 choisit CD-DOC pour la dématérialisation de ses contrats. « Nous recherchions un prestataire acceptant de s’engager au forfait. Le point fort de CD-DOC est de savoir s’adapter en s’engageant aussi bien sur les délais que sur les coûts » souligne Franck Tarragnat, DSI du Groupe M6.

SOLUTION MISE EN OEUVRE

Accompagnement et organisation

Afin de préserver l’accessibilité des informations et de répondre aux impératifs des services juridiques, CD-DOC et la DSI du Groupe M6 se sont associés pour mettre en place un planning de dématérialisation. Réalisé en fonction des volumes de documents de chaque service et de leurs besoins en termes de disponibilité de l’information, le planning a été suivi minutieusement. La démarche progressive a permis de réaliser la prestation entité par entité tout en impliquant les différents métiers. Par ailleurs, des réunions hebdomadaires étaient organisées entre la chef de projet CD-DOC et la chef de projet Etudes pour la DSI du groupe afin de répondre rapidement aux contraintes de production (choix d’indexation, planification des déplacements de cartons d’archives et organisation logistique maintien d’une cadence à flux tendu…). Les responsables de services juridiques, la DSI et le top-management M6 ont pu suivre l’avancement du projet de manière détaillée, lors de la diffusion des comptes rendus rédigés collégialement par M6 et CD-DOC. « Nous avons apprécié la réactivité et l’excellente communication dont a fait preuve le chef de projet CD-DOC » précise Franck Tarragnat, DSI du Groupe M6.

Reprise des contrats

Conformément aux exigences du Groupe M6, CD-DOC a mis en place un véritable atelier de travail autonome composé d’une équipe de 9 personnes. Encadrée par un chef de projet documentaliste, l’équipe s’est engagée à respecter les contraintes de chaque service. Qu’il s’agisse de reprendre des documents papier et/ou des documents déjà sous format électronique, CD-DOC a délivré différentes prestations et méthodes de traitement pour répondre aux problématiques documentaires du département juridique :

  • structuration documentaire,
  • numérisation des contrats papier,
  • fiabilisation des données déjà indexées,
  • indexation des contrats selon les règles établies par chaque entité juridique,
  • OCRisation des contrats afin de faciliter la recherche dans le document une fois à l’écran.
BILAN ET EVOLUTIONS A VENIR

 Après 3 mois de reprise documentaire, 30 000 contrats (soit 400 000 pages) ont été livrés pour être intégrés dans la solution Legisway. « CD-DOC a tenu ses engagements, la prestation a été délivrée en temps et en heure avec la qualité attendue » témoigne Franck Tarragnat. Aujourd’hui, tous les contrats sont gérés et disponibles dans l’outil Legisway. Les juristes du groupe sont autonomes et numérisent au fil de l’eau les nouveaux contrats. « La dématérialisation des contrats nous a permis de libérer de l’espace, beaucoup de copies papier on pu être détruites, mais le véritable bénéfice est de pouvoir retrouver les documents rapidement » affirme Franck Tarragnat, DSI du Groupe M6.