MDPH 78 choisit CD-DOC pour la dématérialisation de ses dossiers

CONTEXTE DE MISE EN OEUVRE

Unique interlocuteur des personnes handicapées dans tous les domaines de leur vie, la Maison Départementale des Personnes Handicapées des Yvelines (MDPH 78) compte aujourd’hui 9 pôles de proximité répartis sur le département des Yvelines. Destinée à répondre aux différents besoins de ses usagers, la MDPH 78 est confrontée à l’augmentation constante de son activité.

En choisissant d’adopter de bonnes pratiques dès 2012, avec la constitution d’un plan de classement et l’évaluation du contenu de ses dossiers, la MDPH 78 se lance dans une véritable réflexion autour de la dématérialisation de ses dossiers.

Après l’intégration de leur solution de GED en 2013, la MDPH 78 publie son appel d’offres pour réaliser la numérisation de ses dossiers.

CHALLENGE

Avec 110 000 dossiers stockés sur différents sites et un flux quotidien de documents de plus en plus important, la MDPH 78 a pris la décision d’externaliser la prestation de dématérialisation en faisant confiance à un professionnel reconnu. « Nous avions imaginé travailler simultanément sur la reprise de l’historique et la gestion du fil de l’eau en ayant recours aux compétences d’un spécialiste » indique Philippe Quentin, directeur adjoint de la de la MDPH 78.

Objectifs : réduire le temps d’accès aux dossiers, gagner de la surface et bénéficier d’une gestion optimisée des dossiers au travers de son application GED.

Les principaux défis à relever étaient bien définis :

• industrialiser la reprise des dossiers papier répartis sur les 9 sites,
• mettre en place une gestion des documents entrants,
• assurer le stockage intermédiaire des dossiers à traiter,
• indexer les informations concernant l’usager,
• identifier les types de documents suivant le plan de classement,
• livrer les données numériques dans la solution de GED de la MDPH 78.

 Après avoir étudié l’offre de différents prestataires, la MPDH 78 choisit CD-DOC. « La réponse de qualité apportée à l’appel d’offres et les références clients, notamment dans le notariat, ont été des éléments déterminants dans notre choix » témoigne Philippe Quentin, directeur adjoint de la MPDH 78.

SOLUTION MISE EN OEUVRE

 Conformément au cahier des charges de la MDPH 78, CD-DOC a mis en place une solution de numérisation, technique et organisationnelle.

Accompagnement et organisation

Dans le cadre de sa prestation CD-DOC s’est engagé à piloter et manager le projet.

A l’issue d’une première réunion de cadrage, le planning d’exécution des tâches et le plan d’assurance qualité (PAQ) ont été validés.  Par la suite, des réunions mensuelles rassemblant l’équipe projet de CD-DOC et l’équipe pilotage de la MDPH 78 ont permis d’avoir une vision claire de l’avancée des travaux. De l’analyse des indicateurs, à l’organisation des ressources, en passant par l’adaptation du PAQ, tous les aspects étaient abordés en vue de réaliser la prestation attendue.

Reprise de l’historique papier

 Encadrée par un chef de projet documentaliste, une équipe s’est appliquée à assurer l’intégralité du processus de dématérialisation des dossiers :

  • organisation et enlèvement successif des documents papier sur les 9 sites,
  • préparation et numérisation des dossiers usagers,
  • indexation des données en adéquation avec le plan de classement,
  • livraison des documents électroniques dans l’outil de GED de la MDPH 78,
  • géo-référencement des documents archivés pour livraison chez le tiers archiveur.

« L’avantage d’avoir plusieurs pôles est d’avoir pu travailler sur un site pilote. Suite à un premier bilan, nous avons pu adapter et améliorer nos process en définissant la meilleure méthode à appliquer » témoigne Philippe Le Moal, chef de projet de la MDPH 78.

Gestion du fil de l’eau

Conformément aux attentes mentionnées dans le cahier des charges, CD-DOC a mis en œuvre une véritable organisation en vue de dématérialiser le flux annuel de documents (750 000 pages).  En réceptionnant les courriers de la MDPH 78 via le service TSA (Tri Service Arrivée) de la Poste, CD-DOC prend en charge la numérisation et l’indexation des dossiers et de leurs contenus dès leur arrivée. Les usagers sont identifiés, les dossiers tamponnés et datés pour une meilleure traçabilité et mis en ligne dans un délai de 72h.

BILAN ET EVOLUTIONS A VENIR

110 000 dossiers (soit 6 millions de pages) ont été livrés pour être intégrés dans la solution de GED de la MDPH 78. Aujourd’hui les collaborateurs de la MDPH 78 apprécient  la disponibilité de l’information et le gain de temps dans l’organisation de leur travail. En évitant les duplications de dossiers et les impressions, près de 300 000 pages ont pu être économisés. « Au-delà de l’économie de papier, notre démarche nous a conduit à harmoniser les pratiques et à tracer les échanges entre les usagers et les professionnels » conclut Philippe Le Moal, chef de projet de la MPDH 78.