UNEP CHOISIT CD-DOC POUR L’ ARCHIVAGE ET LA MISE A DISPOSITION DE SES DOSSIERS
« ASSURANCE VIE »

CONTEXTE DE MISE EN OEUVRE

L’Union National d’Epargne et de Prévoyance, organisation à taille humaine créée et commercialise des contrats d’assurance vie. 400 conseillers en gestion patrimoniale indépendants de l’UNEP répartis sur toute la France, proposent à leurs clients les produits d’épargne UNEP après une analyse personnalisée.

Depuis 2007, la société connaît un fort développement. Avec plus de 5000 contrats en gestion et 1200 nouveaux chaque année, le nombre de documents récurrents à traiter est très vite devenu problématique.

Avant d’installer une solution de gestion électronique, l’équipe UNEP centralisée à Paris, réceptionnaient quotidiennement les relevés sur DVD avant de les imprimer et de les envoyer à ses clients par courrier. De plus, il s’avérait souvent difficile d’avertir les conseillers de l’arrivée de nouveaux documents concernant leurs clients.

CHALLENGE

Avec plus de 25 000 documents récurrents à traiter, l’UNEP a très vite été confronté à la problématique que rencontre toute structure : la manque de temps et de personnel pour la gestion des documents. Au vue des ressources humaines et financières nécessaires pour traiter les flux de documents entrants, il devenait impératif de mettre en place une solution de dématérialisation, en vue d’une consultation et d’un archivage électronique simplifié.

Objectif : accéder et rendre accessible les documents aux conseillers et aux clients pour fluidifier les échanges et améliorer la qualité de son service client.

Le prestataire retenu devait proposer une méthode pertinente qui répondrait aux besoins transverses :

  • Archiver quotidiennement tous les nouveaux documents,
  • Réduire les surfaces de stockage,
  • Sécuriser les documents,
  • Réduire le temps de recherche et de classement,
  • Archiver les documents électroniques reçus sur CD et DVD,
  • Archiver les e-mails et pièces jointes.

 

Pour rester concurrentiel, l’UNEP décide de repenser son système d’information et choisit CD-DOC pour le déploiement et l’intégration de la solution de GED DocuWare. La simplicité d’utilisation du produit associé à l’accompagnement proposé par CD-DOC ont été des critères déterminants.

« Nous avons tout de suite apprécié la capacité de CD-DOC à comprendre le projet et la pertinence de la solution proposée » témoigne Frédéric Martin, Directeur du développement de l’UNEP.

SOLUTION MISE EN OEUVRE

Après une phase de découverte et d’analyse des besoins, CD-DOC s’est appuyé sur l’environnement du courtier en assurances pour mettre en œuvre une solution capable de s’interfacer à l’outil CRM déjà en place.

Intégration de la solution DocuWare

L’UNEP souhaitait disposer d’un outil fédérateur permettant d’archiver et de consulter ses documents. En choisissant DocuWare, l’UNEP bénéficie d’une solution complète pour la gestion de l’ensemble de ses sources documentaires (documents papier, e-mails, fichiers PDF directement générés par l’outil CRM, fichiers issus des DVD et CD …).

Au quotidien, l’ensemble des informations clients est géré dans le CRM « NAVISION ». Grâce à cet outil, l’UNEP connaît chaque client et le conseiller auquel il est rattaché. L’objectif a donc été de créer un lien entre le CRM et la solution de GED DocuWare afin de retrouver simplement  toutes les informations requises pour l’indexation et l’archivage des documents.

Après la rédaction du cahier des charges, l’équipe technique de CD-DOC, associée au chef de projet développement UNEP a créé un lien de type URL entre l’application CRM et DocuWare de manière à automatiser l’indexation des informations contenues dans le CRM.

Désormais, grâce au connecteur et au module Active Import DocuWare, dès qu’un nouveau document est numérisé, il est  intégré dans DocuWare et mis à disposition dans le CRM. Le module AutoIndex permet quant à lui d’indexer automatiquement les documents archivés dans la solution DocuWare, en fonction des données issues dans l’application métier CRM. Une mise à jour du système est effectuée dès que les informations sont complétées dans le CRM.

Mise à disposition des informations sur l’extranet

Un des axes principaux de la prestation concernait la mise à disposition des documents et informations aussi bien pour les conseillers que pour les clients. Pour répondre à cette problématique, CD-DOC s’est attaché à programmer un second connecteur reliant la solution de GED DocuWare à l’extranet. Parallèlement, l’équipe informatique de l’UNEP a développé un lien entre le CRM et l’extranet.

L’interconnexion de ces 3 applications garantit ainsi une disponibilité totale des documents et une mise à jour permanente des informations. Chacun des conseillers et clients  est prévenu  quand de nouveaux documents sont mis à sa disposition, en se connectant sur l’extranet. L’utilisateur, à partir de ce même portail, peut également lancer directement une recherche par critère ou retrouver le document en consultant la liste via une l’arborescence structurée.

BILAN ET EVOLUTIONS A VENIR

En utilisant la souplesse de l’outil DocuWare à travers la création de connecteurs, CD-DOC a livré une solution capable de faire interagir les différentes applications métier. Aujourd’hui chaque conseiller et client bénéficie d’un accès à ses documents via son espace personnalisé sur le site de l’UNEP.

Si le traitement des différents documents était auparavant long et fastidieux, la solution mise en place permet d’intégrer un document numérisé dans l’outil de GED en 30 secondes quand quelques clics suffisent pour le consulter.

La dématérialisation des documents et la mise en place de la solution DocuWare nous ont permis de réduire considérablement le temps consacré aux tâches administratives pour se recentrer sur notre cœur de métier. Dans le même temps, nous avons amélioré nos services de communication en permettant à nos clients de consulter leurs contrats directement en ligne, sur notre portail » explique Frédéric Martin.